Платформа „ АКСТЪР-КУЛТУРА“
Платформа „ АКСТЪР-КУЛТУРА“

Всяка година Столична община отделя сериозни средства за финансиране на проекти в областта на културата. Средствата се разпределят на проектен принцип чрез провеждане на конкурс по документи, организиран от Дирекция „Култура“ на Столична община.

Конкурсът се провежда в основна сесия и допълнителна, наречена „вътрешна и външна мобилност“.  Основната сесия, наред със специфични годишни приоритети, финансира културни проекти в областите:

  • Програма 1: „Сценични изкуства” (театър, танцов театър, мюзикъл, перформативни сценични форми)
  • Програма 2: „Музика, класически, модерен и фолклорен танц“
  • Програма 3 - „Визуални изкуства”
  • Програма 4: „Литература” (издателска дейност, оперативна критика, културна периодика и превод)
  • Програма 5: „Историческо наследство, социализация на недвижими културни ценности"
  • Програма 6: „Нематериално културно наследство и културни традиции на столицата“
  • Програма 7 - „Външна и вътрешна мобилност“
  • Програма 8 - „Културни партньорства и копродукции“
  • Програма 9: „Активно участие”
  • Програма 10: „Кино”
  • Програма 11: София- творчески град на киното под егидата на ЮНЕСКО

 

Платформата „АКСТЪР -КУЛТУРА”  автоматизира етапите от процеса на кандидатстване по проекти от столична „Столична програма Култура“. Платформата осигурява провеждането и на иницативата „КУЛТУРЕН КАЛЕНДАР”. Подготвен е и модул за провеждане на , „НАГРАДИ ЗА КУЛТУРНИ ПОСТИЖЕНИЯ”.

Основна функционалност

Платформата осигурява следните основни възможности:

  • Регистрация на кандидати за финансиране на проекти и поддържане на регистър за тях;
  • Регистрация на проекти, с придружаващата документация, кандидатстващи за финансиране и поддържане на основен регистър за тях;
  • Реализация на серия от специфични електронни административни услуги, осигуряващи подаване на проекти по отделните програми;
  • Поддържане на регистър с основни данни за проекти;
  • Осигуряване на достъп на външни за общината експерти-оценители до възложените им за оценяване проекти;
  • Реализация на електронна административна услуга – „Оценка на проект от външен оценител”;
  • Въвеждане и съхраняване на оценките и предложенията (по съдържанието и бюджета), определяни от външните експерт – оценители;
  • Информиране на регистрираните кандидати за статуса на техния проект;
  • Поддържане на списък (регистър) на външните експерти-оценители към СП „Култура“.
Архитектура

На фигурата  по долу са показани основните модули и етапи на приемането и одобряване на проектите.

  1. Посредством уеб браузр кандидатите за финансиране могат да подават проектите си. Разработени към момента са:
    1. Единадесет Уеб услуги за заявяване на проекти в 11 категории по програма Култура“
    2. Две Уеб услуги за заявяване на проекти за културния календар на София
    3. Дванадесет уеб услуги за регистриране на предложения за наградите на София
  2. Допуснатите проекти се разпределят между експертите, привлечени да оценявт проектите в различните категории. Посредством системата те получават достъп до своите проекти и възможност да оценяват проектите дистанционно.
  3. Всеки експерт, от своето работно място, получава достъп за четене до разпределените му проекти. Специален интерфейс позволява експертът да нанесе оценките си по всеки проект.
  4. Класираните проекти получават покана за сключване на договор за финансиране.
  5. Модулът позволява материалите, с които се отчита проекта да бъдат подадени по електронен път.
  6. Модулът позволява да бъде създаден портал за финансираните от Столична община проекти
Предимства на платформата

За творците, които трябва да подготвят проектите си платформата позволява:

  1. Подаване на предложения изцяло по електронен път – времето за регистриране на проект (попълване на необходимите данни) е 5-7 минути и не изисква особена компютърна опитност.
  2. Дирекция „Култура“ изисква кандидатите да представят проектите си в електронен вид - файлове на word, бюджетът е оформен в предварително подготвена таблица на excel. 
  3. В случай на необходимост, техническата комисия  може да изисква допълване и уточняване на подадените данните. За тази цел е реализиран специален режим за отстраняване на неточностите във вече подадените документи.
  4. Системата е активна и може да се ползва 24/7 в периода на провеждане на кампанията.

За Техническата комисия системата осигурява:

  1. Възможност  да получи в електронен вид цялата документация и по всеки проект, надлежно и унифицирано структурирана.
  2. Инструменти за проверка на данните.
  3. Възможност да не се занимават с десетки хиляди страници документация. 
  4.  Надлеждно архивиране на постъпили в Дирекция Култура проекти за всяка от проведените сесии

За оценяващите експерти системата осигурява:

  1. Възможност от вкъщи или от работното си ателие да анализират проектите в електронен вид.
  2. Възможност да оценят проектите, които са им разпределени за оценяване.

Възможност да имат достъп до всички проекти на програмата, към която са разпределени. Това им дава перспектива за относителното качество на разпределените им проекти, спрямо всички проекти от направлението. 

Обслужване

Софтуерна група АКСТЪР се грижи за гладкото преминаване  на всяка една от сесиите и на всеки неин етап чрез:

  • Създаване на специализиран уеб портал за конкретната кампания, разполагащ с административен панел за добавяне на новини, качване на необходимите за кандидатстване информация,  за регистрация на потребителите към системата, предоставяне на ръководство за електронно подаване на проекти и т.н.
  • За всяка сесия, в зависимост от годишните приоритети формулярите на електронните административни услуги се настройват.
  • Интеграция между електронните услуги и документооборотната система за всяка сесия се настройва с цел проектите да получават автоматично поредни входящи номера, които незабавно се изпращат на кандидата.

Оказване на консултации и помощ на кандидатите, експертите и служителите по телефон, при необходимост посредством отдалечена терминална връзка.

 
История и статистика

Платформата е реализирана в края на 2014 г. за нуждите на Дирекция „Култура“ на Столична община.

Пилотната версия на системата позволи да бъде проведена успешно кампанията за приемане на проекти през февруари 2015 г. По електронен път бяха приети половината от проектите (289 от общо 508), което даде увереност, че избраният път е верен.

В края на 2015 бе проведена втора кампания по приемане на проекти. В нея бяха приети 247 проекта по електронен път и 106 проекта върху хартия. Електронно подадените заявления достигнаха 70%, от което е видно че независимо че  потребителите са далеч от информационните технологии, успешно използват дадените им възможности.

През април 2016 бе проведена ограничена кампания „ПК „2016” – Април на тема  „Мобилност“. Всички 47 проекта бяха приети по електронен път.

През октомври и ноември 2016 г. бе проведена изцяло електронна кампания по приемане на проекти за „Програма Култура 2017”. В нея всички 285 проекта бяха приети, обработени и оценени по електронен път.

От декември 2016г. до януари  2017 г. беше проведена  кампанията на  „Календар на културните събития”.  Всичките 66 проекта от кампанията беха приети и обработени по електронен път.

От 9ти април до 9ти май 2017 г. беше проведена  кампанията на  „Програма Мобилност към Програма Култура 2017” .  Всичките 41 проекта от кампанията беха приети и обработени по електронен път.

 
Заключение

Платформата „АКСТЪР -КУЛТУРА”  е типичен интегриран продукт, в който са съчетани:

  • Система за управление на съдържането
  • Система за управление на уеб административни услуги
  • Система за управление на документооборота
  • Специализирани системи за управление на три типа регистри (на творци, проекти и на експерти)

 Благодарение на успешната колаборация между високо квалифицирани експерти от столична дирекция „Култура” и специалисти от СГ „Акстър” , „АКСТЪР -КУЛТУРА”  е вторият най - използван портал за електронно предоставяни услуги в София.